Zakupy i faktury VAT

Zakupy materiałów i usług należy każdorazowo skonsultować z Działem Zamówień Publicznych UW lub skorzystać z umów ogólnouniwersyteckich.

Umowy ogólnouniwersyteckie są dostępne na stronie https://dzp.uw.edu.pl/umowy-ogolnouniwersyteckie/

Umowy ogólnouniwersyteckie  

  1. AMAD – artykuły biurowe
    DZP-362/118/2021    Art.275/-/1        14.01.2022-13.01.2023
  2. EKO-BIURO – artykuły papiernicze, papier kserograficzny
    DZP-362/162/2022    Art.275/-/1        15.11.2022-15.11.2023
  3. WhyNot Travel – bilety lotnicze autokarowe
    DZP-362-106/2019    Art.10/1/-        03.09.2020-03.09.2023
  4. Piastpol – woda pitna
    BG-362-50/2022        Art.275/-/1        26.08.2022-25.08.2024
  5. Automatyka Biurowa – tonery
    DZP-362/114/2022      Art.132/-/-         04.01.2023-04.01.2024
  6. Granatoil Graniszewscy – usługi cateringowe
    DZP-362/104/2022/1    Art.275/-/1        20.10.2022-20.10.2023
  7. Olimpiada Krzysztof Szymański – usługi cateringowe
    DZP-362/104/2022/2    Art.275/-/1        16.11.2022-16.11.2023
  8. Poczta Polska – przesyłki
    DZP-362/134/2022    Art.275/-/1        01.09.2022-01.09.2023

 

Opis merytoryczny faktury

FAKTURA VAT musi być wystawiona na:

Uniwersytet Warszawski
ul. Krakowskie Przedmieście 26/28
00-927 Warszawa
NIP: 525-001-12-66

  1. Na odwrocie dokumentu powinien znajdować się merytoryczny opis uzasadniający celowość dokonania zakupu lub wykonania usługi:
    1. Data wpływu Faktury VAT, Rachunku do UW wraz z czytelnym podpisem.
    2. Faktura powinna być na odwrocie opisana merytorycznie (przedmiot i cel zakupu), ze wskazaniem źródła finasowania.
    3. Zakupu dokonano na potrzeby WLS . (nazwa jednostki) / na potrzeby projektu . (Numer i data zawarcia umowy, nazwa projektu).
    4. Wydatek poniesiono zgodnie z umową: numer, data umowy z dostawcą – jeżeli jednostka ma podpisaną umowę lub inną podstawę dokonanego zakupu zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych.
    5. Potwierdzam dokonanie zakupu materiałów / wykonanie usługi ujętych w dokumencie. W przypadku konferencji, szkolenia należy dołączyć zgodę kierownika jednostki na finansowanie / udział, podpisane zlecenie na dokonanie zakupu materiałów.
    6. W przypadku gdy nazwa usługi bądź towaru wpisana na fakturze nie jest precyzyjna, należy opisać rodzaj zakupionej usługi / towaru w sposób umożliwiający jego jednoznaczną identyfikację.
    7. Data i podpis merytorycznego pracownika dokonującego opis dokumentu, Kierownika tematu.
  2. Dokument składa się w sekretariacie jednostki wewnętrznej WLS, gdzie musi on zostać zaakceptowany przez kierownika jednostki wewnętrznej WLS lub kierownika projektu.
  3. Opisana i zaakceptowana przez kierownika jednostki wew. lub kierownika projektu Faktura VAT niezwłocznie (3-5 dni w zależności od terminu płatności jeżeli UW dokonuje przelewu) składana jest w sekcji finansowej Wydziału.
  4. W sytuacji epidemicznej aprobata kierownika jednostki wew. WLS może być dokonana mailowo. Pozostałe wymogi dot. Faktury VAT / Rachunku nie ulegają zmianie

Przy rozliczeniach z kontrahentami zagranicznymi: zgodnie z art. 97 Ustawy VAT nabywca (czyli Uniwersytet Warszawski) zobowiązany jest podawać Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP) poprzedzony dwuliterowym kodem PL, np. DE136320747 należy dodatkowo podać poniższe dane:

    1. kraj, z którego pochodzi dany towar (miejsce wysyłki, które nie zawsze jest tożsame z miejscem zakupu),
    2. datę wykonania płatności (w przypadku zapłaty z prywatnego konta),
    3. datę otrzymania towaru oraz dokumenty potwierdzające otrzymanie towaru, np. protokół odbioru (jeżeli jednostka posiada),
    4. w przypadku usługi (moment jej wykonania),
    5. w przypadku towarów (wagę netto),
    6. w przypadku książek (symbol ISBN),
    7. w przypadku czasopism (symbol ISSN).