Krajowa podróż służbowa

Krajowa podróż służbowa

  1. Planując krajową podróż służbową należy wypełnić druk delegacji w sekretariacie Instytutu. Sekretariat nadaje nr ewidencyjny polecenia wyjazdu .
  2. Na poleceniu wyjazdu służbowego powinny znaleźć się następujące informacje:
    • imię i nazwisko, stanowisko, jednostka organizacyjna delegowanego;
    • wskazanie celu wyjazdu – miejsca bądź miejsc docelowych, określenie zadań do wykonania przez pracownika (np. udział w szkoleniu, konferencja itp.)
    • wskazanie miejsca rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej;
    • wskazanie terminu wyjazdu i powrotu;
    • określenie środka transportu;
    • podpis osoby zlecającej wyjazd.
  3. Osoba, która odbywa podróż służbową potwierdza pieczęcią pobyt w miejscu docelowym podróży.
  4. W Uniwersytecie Warszawskim przysługuje rozliczenie podróży tylko II klasą PKP.
  5. Dziekan określa inny środek transportu w celu odbycia podróży służbowej, niż wymienionego w pkt.5, w przypadkach uzasadnionych zadaniami służbowymi, na pisemny wniosek pracownika z wyrażoną zgodą kierownika jednostki organizacyjnej WLS realizującej wydatki z tytułu podróży służbowej .
  6. Każdorazowo na okoliczność odbywania podróży służbowej prywatnym samochodem osobowym zainteresowany zobowiązany jest podpisać z Dziekanem umowę .
Niezbędne do rozliczania kosztów podróży jest:
  1. podanie przez osobę odbywającą podróż dokładnych danych dotyczących miejsca, dnia i godziny wyjazdu i powrotu;
  2. oświadczenie do celów rozliczenia podróży służbowej.
  3. dołączenie biletów PKP;
  4. dołączenie Faktury VAT w przypadku korzystania z noclegu w hotelu (bez wyżywienia lub z wyżywieniem, jeśli jest to usługa nieodłączna, lecz w fakturze musi być dokonanie rozróżnienie kwoty za nocleg i kwoty za wyżywienie (np. tylko za śniadanie) wraz w potwierdzeniem zapłaty;
  5. dołączenie Faktury VAT za opłatę konferencyjną, jeżeli Faktura VAT została opłacona ze środków własnych pracownika należy dołączyć potwierdzenie zapłaty;
  6. jeżeli osoba oświadczyła na poleceniu wyjazdu służbowego, że korzystała ze środków komunikacji miejskiej nalicza się 20% diety za każdą rozpoczętą dobę podróży;
  7. rozliczając krajową podróż służbową samochodem do delegacji należy dołączyć ewidencję przebiegu pojazdu podpisaną przez Dyrektora Instytutu .
  1. Każda z delegowanych osób osobiście wypełnia:
    • polecenie wyjazdu służbowego oraz oświadczenie do celów rozliczenia podróży służbowej ;
    • składa swój podpis;
    • przedstawia polecenie wyjazdu przełożonemu w celu podpisania i stwierdzenia wykonania polecenia służbowego;
    • polecenie wyjazdu wraz z oświadczeniem składa się do sekcji finansowej WLS celem naliczenia kosztów podróży;
    • załącza inne dokumenty świadczące o okolicznościach mających wpływ na wysokość zwrotu kosztów odbytej podróży służbowej.
  2. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, rozliczenie kosztów podróży powinno zostać dokonane w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży.
  3. Na pokrycie niezbędnych kosztów planowanej podróży służbowej można na wniosek pracownika, udzielić zaliczki, którą należy się rozliczyć w ciągu 14 dni od zakończenia podróży.
  4. Za terminowe rozliczenie polecenia wyjazdu służbowego oraz pobranej zaliczki odpowiedzialny jest delegowany pracownik.
Załączniki: