Konferencje
- Regulacje określają zasady organizacji konferencji, sesji, sympozjów lub innych imprez naukowych (dalej w skrócie “konferencji”) w Wydziale Lingwistyki Stosowanej Uniwersytetu Warszawskiego, w zakresie ich:
- organizowania,
- prowadzenia,
- finansowania,
- rozliczania kosztów.
- Konferencje, organizowane są z przestrzeganiem zasad etyki obowiązujących w nauce, a organizator tych przedsięwzięć powinien unikać tworzenia warunków do prezentacji w trakcie konferencji, treści innych niż naukowe. Mogą natomiast być prezentowanie, na podstawie odrębnych umów treści marketingowe dotyczące działalności gospodarczej, usługowej organizacji finansującej lub współfinansującej konferencje.
- Konferencje mogą posiadać status: krajowej lub międzynarodowej. Status konferencji określają organizatorzy, w zależności od problematyki, składu rady programowej oraz planowanych uczestników.
- Odpowiedzialność za organizowanie, prowadzenie, finansowanie i rozliczanie kosztów konferencji ponosi organizator.
- Organizator konferencji nie może przekroczyć kosztów zawartych w kosztorysie. Kosztorys konferencji należy sporządzić na druku, który stanowi załącznik nr 3 do niniejszej Regulacji. Do całkowitych kosztów konferencji należy wliczyć wszelkie koszty bezpośrednie konieczne dla realizacji konferencji oraz koszty pośrednie w ryczałtowej wysokości 10%.
- Jeżeli konferencja jest rozliczana przez sekcję finansową WLS wszelkie wpływy z opłat konferencyjnych, zamówień usługowo-marketingowych lub innych form współfinansowania konferencji księgowane są na wyodrębnionym koncie księgowym UW przeznaczonym na tę konferencje.
- Podstawą rozliczenia finansowego konferencji są faktury VAT (rachunki), noty za usługi i materiały, kupowane na potrzeby konferencji. Opracowane, sprawdzone merytorycznie faktury VAT (rachunki) i noty za materiały i usługi na potrzeby konferencji powinny być dostarczane do sekcji finansowej WLS na bieżąco, najpóźniej w terminie do 14 dni od zakończenia konferencji.
- Pozyskane środki, które nie zostały wykorzystane na organizację konferencji mogą być przeznaczone, między innymi, na inne konferencje organizowane w WLS w danym roku kalendarzowym.
- Organizator jest zobowiązany poinformować pisemnie dyrektora instytutu/ kierownika katedry oraz prodziekan ds. naukowych wydziału o zamiarze przeprowadzenia konferencji oraz dokonać zgłoszenia konferencji na druku stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej Regulacji.
- Uczestnicy konferencji dokonują zgłoszenia na druku stanowiącym załącznik nr 2.
- Całość lub część kosztów konferencji może być finansowana m.in. z wpisowego, środków pozyskanych na badania naukowe i prace rozwojowe, darowizn i sponsoringu.
- W wypadku finansowania całości lub części kosztów konferencji z dotacji na badawczą działalność statutową konieczne jest przeznaczenie we wniosku na realizację zadania badawczego określonych środków na finansowania konferencji w ramach realizacji konkretnego tematu badawczego.
- Organizator, może ustalać dla uczestników konferencji opłatę wynikającą z kalkulacji kosztów uczestniczenia w wymienionych przedsięwzięciach. Wysokość opłaty powinna zależeć przede wszystkim od kosztów:
- wytworzenia materiałów konferencyjnych,
- publikacji referatu konferencyjnego,
- wyżywienia,
- zakwaterowania uczestników.
- Wydział nie pobiera narzutu z tytułu przychodów z konferencji (opłat konferencyjnych, sponsoringu itp.).
- Wydział nie dofinansowuje organizacji i przeprowadzenia konferencji.
- Wydział nie dofinansowuje przygotowania do publikacji i publikacji materiałów pokonferencyjnych.
- Jeżeli organizatorem lub głównym współorganizatorem konferencji jest jednostka spoza UW, wynajem sal jest odpłatny wg ustalonego cennika.
- Rezerwacja sal na konferencje odbywa się za wiedzą i zgodą władz Dziekańskich.
- Jeżeli organizatorem lub głównym współorganizatorem konferencji jest jednostka WLS, wynajem sal jest nieodpłatny.
- Za wykorzystanie materiałów konferencyjnych w formie zwartych publikacji odpowiada redaktor publikacji. Redaktor powinien uzyskać oświadczenia autorów o posiadaniu praw do utworu oraz o zgodzie na ich wykorzystywanie.