Krajowa podróż służbowa

Krajowa podróż służbowa

  • Planując krajową podróż służbową należy wypełnić druk delegacji w sekretariacie Instytutu. Sekretariat nadaje nr ewidencyjny polecenia wyjazdu .
  • Na poleceniu wyjazdu służbowego powinny znaleźć się następujące informacje:
    1. imię i nazwisko, stanowisko, jednostka organizacyjna delegowanego;
    2. wskazanie celu wyjazdu – miejsca bądź miejsc docelowych, określenie zadań do wykonania przez pracownika (np. udział w szkoleniu, konferencja itp.)
    3. wskazanie miejsca rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej;
    4. wskazanie terminu wyjazdu i powrotu;
    5. określenie środka transportu;
    6. podpis osoby zlecającej wyjazd.
  • Osoba, która odbywa podróż służbową potwierdza pieczęcią pobyt w miejscu docelowym podróży.
  • W Uniwersytecie Warszawskim przysługuje rozliczenie podróży tylko II klasą PKP.
  • Dziekan określa inny środek transportu w celu odbycia podróży służbowej, niż wymienionego w pkt.5, w przypadkach uzasadnionych zadaniami służbowymi, na pisemny wniosek pracownika z wyrażoną zgodą kierownika jednostki organizacyjnej WLS realizującej wydatki z tytułu podróży służbowej .
  • Każdorazowo na okoliczność odbywania podróży służbowej prywatnym samochodem osobowym zainteresowany zobowiązany jest podpisać z Dziekanem umowę .
Niezbędne do rozliczania kosztów podróży jest:
  • podanie przez osobę odbywającą podróż dokładnych danych dotyczących miejsca, dnia i godziny wyjazdu i powrotu;
  • oświadczenie do celów rozliczenia podróży służbowej.
  • dołączenie biletów PKP;
  • dołączenie Faktury VAT w przypadku korzystania z noclegu w hotelu (bez wyżywienia lub z wyżywieniem, jeśli jest to usługa nieodłączna, lecz w fakturze musi być dokonanie rozróżnienie kwoty za nocleg i kwoty za wyżywienie (np. tylko za śniadanie) wraz w potwierdzeniem zapłaty;
  • dołączenie Faktury VAT za opłatę konferencyjną, jeżeli Faktura VAT została opłacona ze środków własnych pracownika należy dołączyć potwierdzenie zapłaty;
  • jeżeli osoba oświadczyła na poleceniu wyjazdu służbowego, że korzystała ze środków komunikacji miejskiej nalicza się 20% diety za każdą rozpoczętą dobę podróży;
  • rozliczając krajową podróż służbową samochodem do delegacji należy dołączyć ewidencję przebiegu pojazdu podpisaną przez Dyrektora Instytutu .
  • Każda z delegowanych osób osobiście wypełnia:
    1. polecenie wyjazdu służbowego oraz oświadczenie do celów rozliczenia podróży służbowej ;
    2. składa swój podpis;
    3. przedstawia polecenie wyjazdu przełożonemu w celu podpisania i stwierdzenia wykonania polecenia służbowego;
    4. polecenie wyjazdu wraz z oświadczeniem składa się do sekcji finansowej WLS celem naliczenia kosztów podróży;
    5. załącza inne dokumenty świadczące o okolicznościach mających wpływ na wysokość zwrotu kosztów odbytej podróży służbowej.
  • Zgodnie z obowiązującymi przepisami, rozliczenie kosztów podróży powinno zostać dokonane w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży.
  • Na pokrycie niezbędnych kosztów planowanej podróży służbowej można na wniosek pracownika, udzielić zaliczki, którą należy się rozliczyć w ciągu 14 dni od zakończenia podróży.
  • Za terminowe rozliczenie polecenia wyjazdu służbowego oraz pobranej zaliczki odpowiedzialny jest delegowany pracownik.
Załączniki: