Zagraniczna podróż służbowa

Zagraniczna podróż służbowa

  1. Planując zagraniczną podróż służbową należy wypełnić:
    1. wniosek wyjazdowy w celu pobrania zaliczki pieniężnej na pokrycie kosztów podróży służbowej np. diety, hotel…
    2. podanie o urlop w związku z wyjazdem za granicę w celach naukowych, dydaktycznych i szkoleniowych ,
    3. kartę zgłoszenia,
    4. zamówienie na bilety lub ,
    5. polecenie przelewu zagranicznego.
  2. Podanie o urlop składa się do Dziekanatu.
  3. Jeżeli organizator wymaga karty zgłoszenia to pracownik wypełnioną i podpisaną kartę zgłoszenia wysyła osobiście do organizatora konferencji.
  4. Jeżeli podróż służbowa związana jest z konferencją to opłatę konferencyjną można dokonać przelewem przed konferencją. Pracownik składa podanie, program konferencji lub zaproszenie podaje dane organizatora konferencji – nazwa, adres, nr rachunku bankowego, kwotę, termin do kiedy należy dokonać opłaty, tytuł który należy napisać w przelewie.
  5. Jeżeli opłatę konferencyjną należy uiścić w obcej walucie do podania dołącza wypełniony druk Przelew zagraniczny
    .
  6. Zamówienie biletu dokonuje pracownik. Po dokonaniu rezerwacji telefonicznej w WhyNotTravel należy wypełnić druk “Zlecenie zakupu biletu” lub “Zlecenie na zakup biletu na przelot tania linią lotniczą” i wysyła faksem do biura podróży.
  7. Dokumenty wypełnione i podpisane przez osobę wyjeżdżającą oraz bezpośredniego przełożonego pracownika należy złożyć w Sekcji Finansowej WLS na trzy tygodnie przed wyjazdem. Następnie przekazywane są do Kwestury, gdzie najwcześniej 7 dni przed planowanym wyjazdem osoba wyjeżdżająca może odebrać zaliczkę na wyjazd (Sekcja Zagraniczna – Kwestura, ul. Karowa 20, pok. 406 – IV piętro) w kasie lub na konto.
Każda z delegowanych osób osobiście wypełnia:
  • rachunek zagranicznej podróży służbowej oraz oświadczenie do celów rozliczenia podróży służbowej
  • składa swój podpis;
  • polecenie wyjazdu składa się do sekcji finansowej WLS celem naliczenia kosztów podróży;
  • załącza inne dokumenty świadczące o okolicznościach mających wpływ na wysokość zwrotu kosztów odbytej podróży służbowej,
  • rozliczenie przedpłaty opłaty konferencyjnej dokonuje się na podstawie opisanej Faktury VAT,
  • podaje numer rachunku bankowego, na które zostaną zwrócone koszty wyjazdu.
  • Rozliczenie wyjazdów zagranicznych jest dokonywane w Sekcji Finansowej WLS lub w Kwesturze (Sekcja Obrotu Zagranicznego).
  • Zgodnie z obowiązującymi przepisami, rozliczenie kosztów podróży powinno zostać dokonane w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży.
  • Na pokrycie niezbędnych kosztów planowanej podróży służbowej można na wniosek pracownika, udzielić zaliczki, którą należy się rozliczyć w ciągu 14 dni od zakończenia podróży.
  • Za terminowe rozliczenie polecenia wyjazdu służbowego oraz pobranej zaliczki odpowiedzialny jest delegowany pracownik.

OPRACOWANIE FAKTURY VAT:

FAKTURA VAT musi być wystawiona na:

  1. Uniwersytet Warszawski
  2. ul. Krakowskie Przedmieście 26/28
  3. 00-927 Warszawa
  4. NIP: 525-001-12-66

Na odwrocie dokumentu powinien znajdować się merytoryczny opis uzasadniający celowość dokonania zakupu lub wykonania usługi:

  • Zakupu dokonano na potrzeby WLS …… (nazwa jednostki) /na potrzeby projektu …. (Numer i data zawarcia umowy, nazwa projektu.)
  • Wydatek finansowany ze środków: …… (podać źródło finansowania, w przypadku dotacji na badawczą działalność statutową BST- należy podać rok, GR-(numer) itd.).
  • Wydatek poniesiono zgodnie z umową: numer, data umowy z dostawcą – jeżeli jednostka ma podpisaną umowę lub inną podstawę dokonanego zakupu zgodnie z ustawą prawo zamówień publicznych.
  • Potwierdzam dokonanie zakupu materiałów/ wykonanie usługi ujętych w dokumencie. W przypadku konferencji, szkolenia należy dołączyć zgodę kierownika jednostki na finansowanie/ udział, podpisane zlecenie na dokonanie zakupu materiałów.
  • W przypadku gdy nazwa usługi bądź towaru wpisana na fakturze nie jest precyzyjna, należy opisać rodzaj zakupionej usługi/towaru w sposób umożliwiający jego jednoznaczną identyfikację.
  • Jeżeli Faktura VAT została opłacona ze środków pracownika, należy dołączyć potwierdzenie przelewu, dowód wpłaty, potwierdzenie z terminala oraz wskazać rachunek bankowy, na który zostaną zwrócone środki finansowe.
  • Data i podpis merytorycznego pracownika dokonującego opis dokumentu, Kierownika tematu lub Dyrektora Instytutu.
  • Opisana Faktura VAT składana jest w sekcji finansowej Wydział.
Załączniki: