Zagraniczna podróż służbowa

Zagraniczna podróż służbowa

  1. Planując zagraniczną podróż służbową należy wypełnić:
    • wniosek wyjazdowy w celu pobrania zaliczki pieniężnej na pokrycie kosztów podróży służbowej np. diety, hotel…  [DOC]
    • kartę zgłoszenia,
    • zamówienie na bilety [DOC], [PDF] lub [DOC], [PDF],
    • polecenie przelewu zagranicznego.
  2. Podanie o urlop składa się do Dziekanatu.
  3. Jeżeli organizator wymaga karty zgłoszenia to pracownik wypełnioną i podpisaną kartę zgłoszenia wysyła osobiście do organizatora konferencji.
  4. Jeżeli podróż służbowa związana jest z konferencją to opłatę konferencyjną można dokonać przelewem przed konferencją. Pracownik składa podanie, program konferencji lub zaproszenie podaje dane organizatora konferencji – nazwa, adres, nr rachunku bankowego, kwotę, termin do kiedy należy dokonać opłaty, tytuł który należy napisać w przelewie.
  5. Jeżeli opłatę konferencyjną należy uiścić w obcej walucie do podania dołącza wypełniony druk Przelew zagraniczny [DOC], [PDF].
  6. Zamówienie biletu dokonuje pracownik. Po dokonaniu rezerwacji telefonicznej w WhyNotTravel należy wypełnić druk „Zlecenie zakupu biletu” lub „Zlecenie na zakup biletu na przelot tania linią lotniczą” i wysyła faksem do biura podróży.
  7. Dokumenty wypełnione i podpisane przez osobę wyjeżdżającą oraz bezpośredniego przełożonego pracownika należy złożyć w Sekcji Finansowej WLS na trzy tygodnie przed wyjazdem. Następnie przekazywane są do Kwestury, gdzie najwcześniej 7 dni przed planowanym wyjazdem osoba wyjeżdżająca może odebrać zaliczkę na wyjazd (Sekcja Zagraniczna – Kwestura, ul. Karowa 20, pok. 406 – IV piętro) w kasie lub na konto.
Każda z delegowanych osób osobiście wypełnia:
  1. rachunek zagranicznej podróży służbowej [DOC] oraz oświadczenie do celów rozliczenia podróży służbowej [DOC],
  2. składa swój podpis;
  3. polecenie wyjazdu składa się do sekcji finansowej WLS celem naliczenia kosztów podróży;
  4. załącza inne dokumenty świadczące o okolicznościach mających wpływ na wysokość zwrotu kosztów odbytej podróży służbowej,
  5. rozliczenie przedpłaty opłaty konferencyjnej dokonuje się na podstawie opisanej Faktury VAT,
  6. podaje numer rachunku bankowego, na które zostaną zwrócone koszty wyjazdu.
  7. Rozliczenie wyjazdów zagranicznych jest dokonywane w Sekcji Finansowej WLS lub w Kwesturze (Sekcja Obrotu Zagranicznego).
  8. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, rozliczenie kosztów podróży powinno zostać dokonane w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży.
  9. Na pokrycie niezbędnych kosztów planowanej podróży służbowej można na wniosek pracownika, udzielić zaliczki, którą należy się rozliczyć w ciągu 14 dni od zakończenia podróży.
  10. Za terminowe rozliczenie polecenia wyjazdu służbowego oraz pobranej zaliczki odpowiedzialny jest delegowany pracownik.

OPRACOWANIE FAKTURY VAT:

FAKTURA VAT musi być wystawiona na:

Uniwersytet Warszawski
ul. Krakowskie Przedmieście 26/28
00-927 Warszawa
NIP: 525-001-12-66

Na odwrocie dokumentu powinien znajdować się merytoryczny opis uzasadniający celowość dokonania zakupu lub wykonania usługi:

  1. Zakupu dokonano na potrzeby WLS …… (nazwa jednostki) /na potrzeby projektu …. (Numer i data zawarcia umowy, nazwa projektu.)
  2. Wydatek finansowany ze środków: …… (podać źródło finansowania, w przypadku dotacji na badawczą działalność statutową BST- należy podać rok, GR-(numer) itd.).
  3. Wydatek poniesiono zgodnie z umową: numer, data umowy z dostawcą – jeżeli jednostka ma podpisaną umowę lub inną podstawę dokonanego zakupu zgodnie z ustawą prawo zamówień publicznych.
  4. Potwierdzam dokonanie zakupu materiałów/ wykonanie usługi ujętych w dokumencie. W przypadku konferencji, szkolenia należy dołączyć zgodę kierownika jednostki na finansowanie/ udział, podpisane zlecenie na dokonanie zakupu materiałów.
  5. W przypadku gdy nazwa usługi bądź towaru wpisana na fakturze nie jest precyzyjna, należy opisać rodzaj zakupionej usługi/towaru w sposób umożliwiający jego jednoznaczną identyfikację.
  6. Jeżeli Faktura VAT została opłacona ze środków pracownika, należy dołączyć potwierdzenie przelewu, dowód wpłaty, potwierdzenie z terminala oraz wskazać rachunek bankowy, na który zostaną zwrócone środki finansowe.
  7. Data i podpis merytorycznego pracownika dokonującego opis dokumentu, Kierownika tematu lub Dyrektora Instytutu.
  8. Opisana Faktura VAT składana jest w sekcji finansowej Wydział.
Załączniki: